Wmebv: wat verandert op 1 januari 2027?

Wat geldt al sinds 1 januari 2026?

Plaatst u een bericht in een berichtenbox of MijnOmgeving? Dan verstuurt u binnen 48 uur een elektronische notificatie, tenzij de ontvanger heeft aangegeven die niet te willen. Komt het bericht of de notificatie niet aan, dan verstuurt u het opnieuw of via een andere route. En omdat de bewijslast bij uw organisatie ligt, moet u de verzending, de ontvangst en de kennisneming kunnen aantonen. Vraagt de ontvanger om die gegevens, dan verstrekt u ze.

U weet dus niet alleen dát een bericht is verstuurd, maar ook via welk kanaal, met welke status en welke vervolgstap is uitgevoerd. Dat telt zwaar bij berichten met een termijn. Is een verplichte notificatie niet verzonden, of buiten de schuld van de ontvanger niet ontvangen? Dan kunt u een termijnoverschrijding mogelijk niet tegenwerpen.

Wat verandert er op 1 januari 2027?

Vanaf 1 januari 2027 moet de notificatie het bericht direct ontsluiten of voldoende informatie geven over:

• de aard van het bericht: waar gaat het over;
• de rechtsgevolgen: wat betekent het voor de ontvanger;
• de reactietermijn: vóór welke datum moet de ontvanger iets doen, als een termijn geldt.

Een algemene melding als ‘Er staat een bericht voor u klaar van gemeente X’ is dan niet meer voldoende als de notificatie het bericht niet direct ontsluit. De ontvanger moet kunnen herkennen waarom het bericht belangrijk is en of actie nodig is.

MijnOverheid gebruikt vaste notificatieteksten

Voor de Berichtenbox van MijnOverheid heeft Logius vaste notificatieteksten vastgesteld. Elke tekst sluit aan op een handelingsperspectief:

• betalen;
• automatische incasso;
• informatie geven;
• informatie krijgen;
• reactie ontvangen;
• vernieuwing nodig;
• uitnodiging voor een afspraak.

Bij vier handelingsperspectieven is ook een variant beschikbaar waarin de bezwaar- of beroepstermijn wordt genoemd.

U koppelt een notificatietekst aan een berichttype. Bepaal daarom vooraf welke documentstromen bij welk handelingsperspectief horen. Denk aan aanslagen, beschikkingen, uitnodigingen en verzoeken om informatie.

Heeft het bericht een termijn? Lever dan ook de einddatum aan

De nieuwe notificatieteksten bevatten ruimte voor een einddatum. Levert uw systeem deze datum aan, dan ziet de ontvanger direct vóór wanneer betaling, bezwaar of een andere actie nodig is.

Bevat het bericht wel een termijn, maar levert u geen einddatum aan? Dan gebruikt MijnOverheid een algemene tekst zonder concrete datum. Breng daarom per documentstroom in kaart welke termijn geldt, waar de einddatum vandaan komt en wie verantwoordelijk is voor de juiste aanlevering. Heeft een bericht geen termijn, dan is een notificatie zonder datum passend.

Wat betekent dit bij een eigen MijnOmgeving?

Bij een eigen MijnOmgeving gebruikt u niet automatisch de teksten en processen van MijnOverheid. U bent dan zelf verantwoordelijk voor de juiste werking van de notificatievoorziening. Daarbij moet u niet alleen de inhoud van de notificatie regelen, maar ook de opvolging bij mislukte bezorging en de aantoonbaarheid van het proces.

Postex vult die rol in als notificatiecomponent. Wij versturen de verrijkte notificatie, registreren de bezorgstatus en signaleren wanneer een e-mail niet aankomt. Afhankelijk van de afgesproken inrichting volgt een nieuwe verzendpoging of een alternatieve route, bijvoorbeeld een brief per post. De verzendhistorie laat zien welke stappen zijn uitgevoerd.

Bij MijnOverheid verzorgt Logius zelf het opnieuw verzenden van mislukte notificaties en het contactherstelproces. U hoeft dit proces als afnemer niet zelf te bouwen. U blijft wel verantwoordelijk voor de juiste indeling van uw berichten en de correcte aanlevering van een eventuele einddatum.

Hoe Postex uw uitgaande berichtenketen ondersteunt

De Wmebv vraagt om meer dan een aangepaste e-mailtekst: de juiste notificatie aanroepen, termijnen aanleveren, mislukte verzendingen opvolgen en het proces kunnen aantonen. Postex brengt die onderdelen samen in één uitgaande berichtenketen.

Gebruikt u de Berichtenbox-koppeling via Postex? Dan breiden we uw bestaande inrichting uit met de nieuwe notificatietypes. Samen bepalen we welk berichttype bij welk handelingsperspectief hoort en voor welke documentstromen een termijn geldt. Daarna koppelen we de documentstromen aan de juiste notificatietemplates en leveren we de beschikbare einddatum aan MijnOverheid aan. U hoeft hiervoor zelf geen nieuwe aansluiting te bouwen.

Heeft uw organisatie nog geen aansluiting of meerdere losse aansluitingen? Dan kan Postex één centrale aansluiting voor de hele organisatie inrichten. De nieuwe notificatietypes nemen we direct mee.

Voor de bewijslast geldt een werkverdeling. Bij MijnOverheid legt Logius vast wanneer het bericht klaarstond en wanneer de notificatie is verzonden. Postex laat realtime zien wat er met uw verzending is gebeurd: welk kanaal, welke status en welke vervolgstap. Samen vormt dat het dossier dat u desgevraagd moet kunnen verstrekken.

Nieuwe of gewijzigde documentstromen koppelt u later op dezelfde manier aan een notificatietype en termijn. Zo blijft uw inrichting ook na 1 januari 2027 beheersbaar.

Meer weten?

Wilt u weten wat de Wmebv betekent voor uw berichtenstromen? Mail uw vraag naar [email protected]. Onze consultants denken met u mee over uw documentstromen, verantwoordelijkheden en planning richting 1 januari 2027.