Bewijslast: met Postex altijd goed onderbouwd

Sluitend bewijs met Postex 

Postex registreert en bewaart zorgvuldig alle relevante gegevens van verzonden communicatie in een audittrail, zowel digitaal als fysiek. Het platform legt vast wanneer een document is verzonden, via welk kanaal en wat de afleverstatus is. Bij digitale verzending wordt ook de succesvolle aflevering in een Berichtenbox geregistreerd.  

Deze informatie is direct beschikbaar, in Postex en gekoppelde taakspecifieke applicaties van de organisatie, zodat medewerkers altijd inzicht hebben in hun communicatiehistorie. Bij audits, interne vragen of juridische procedures kan de verzending eenvoudig worden aangetoond. Daarnaast helpt Postex bij naleving van wet- en regelgeving, zoals de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). 

Wat organisaties ervaren in de praktijk 

De meerwaarde van sluitend bewijs komt pas echt naar voren in de dagelijkse praktijk. Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid (GBKZ) maakt al geruime tijd gebruik van Postex voor het versturen van aanslagen, herinneringen en andere officiële documenten. In een recente rechtszaak speelde de verzendregistratie een sleutelrol in de bewijsvoering. 

De burger in kwestie betwistte de ontvangst van een parkeerboete. Zonder sluitende administratie zou dit hebben geleid tot een langdurige discussie en mogelijk verlies van de zaak. Dankzij de gegevens in Postex kon GBKZ echter aantonen dat het document op de juiste datum, via het juiste kanaal en met bevestigde ontvangst was verstuurd. De rechter nam dit bewijs over in de uitspraak. Het resultaat: de gemeente behield haar rechtspositie, en verdere kosten en procedures werden voorkomen. 

 Concreet resultaat voor overheden 

Door te werken met Postex ervaren overheidsorganisaties niet alleen zekerheid bij geschillen, maar ook meer rust in hun interne processen. Medewerkers hoeven niet langer te zoeken naar verzendbewijzen of losse registraties; alle informatie is direct digitaal beschikbaar. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten. Bovendien ontstaat er meer vertrouwen richting inwoners, omdat de organisatie op een transparante manier kan aantonen hoe, wanneer en op welk kanaal documenten zijn verzonden. 

Zo wordt bewijslast niet langer een lastige randvoorwaarde, maar een ingebouwd onderdeel van de communicatieketen.