Cumela Verzekeringen: Van stressvolle prolongaties naar volledige controle

Postex automatiseert en optimaliseert de verzending van zakelijke correspondentie. Door Postex te gebruiken in combinatie met Marketplace worden uitgaande documentstromen zoals aanmaningen, prolongatiefacturen, boekingsnota’s en mutatiebrieven volledig gedigitaliseerd. In 2020 is Cumela Verzekeringen gestart met Postex via Marketplace om de digitalisering in de organisatie naar een hoger niveau te brengen.

Ralph de Hart, Directeur Verzekeringen, heeft Cumela Verzekeringen zien uitgroeien van een kleine onderneming tot een onderneming met ruim 40 werknemers. Zij houden zich bezig met alles rondom verzekeren voor de leden en bedrijven aangesloten bij brancheorganisatie Cumela. “Cumela is de brancheorganisatie voor groen, grond en infra in Nederland. Ruim 2.000 bedrijven zijn aangesloten bij de organisatie en ongeveer driekwart van alle grote bouwmachines in Nederland die gelieerd zijn aan deze sector, zijn aan Cumela verbonden.” De Hart vertelt over de behoefte binnen Cumela Verzekeringen om te digitaliseren.

Steeds meer digitaal

“Tot voor kort was automatisering niet aan de orde; elke maand moesten we grote hoeveelheden documenten uitprinten, inpakken en verzenden. Gezien ons ledenaantal was dit erg tijdrovend. Digitalisering werd langzamerhand noodzakelijk. Inmiddels kwam standaard software beschikbaar en onze klanten kregen hier steeds meer behoefte aan.”

Ondanks dat de cumelasector wellicht wat later gestart is met digitaliseren, is de sector wel vooruitstrevend op dat gebied. “Van oudsher was er weinig interesse voor digitalisering. Tractors waren vroeger bijvoorbeeld relatief eenvoudige machines, maar tegenwoordig zijn ze voorzien van tal van elektronische systemen om zo optimaal en efficiënt mogelijk te presteren. Dit helpt bij de acceptatie van en het streven naar digitalisering van verschillende processen.”

De uitdaging

De Hart zette zelf de eerste stappen in de digitalisering van documentstromen van Cumela Verzekeringen door eerst zelf te kijken naar de mogelijkheden in CCS Level. “We waren al een tijdje zelf in Level aan het experimenteren met digitale polissen en nota’s. Daarbij liepen we tegen problemen aan waar we geen goede oplossing voor konden vinden.”

De grootste uitdagingen voor Cumela Verzekeringen bestonden uit twee hoofdpunten: enerzijds de transitie naar digitaal en anderzijds het aanbieden van combinatiepolissen.

“We merkten dat documentstromen door elkaar begonnen te lopen; de ene klant wilde correspondentie digitaal ontvangen, terwijl de andere klant dit absoluut niet wilde. En kreeg een klant alles digitaal, dan was dit soms ontzettend onoverzichtelijk. We zochten hiervoor een oplossing die relatief snel geïmplementeerd kon worden binnen onze huidige manier van werken.”

De oplossing

Deze oplossing vond Cumela Verzekeringen in Postex. De Hart vertelt hierover: “Via nieuwsbrieven van CCS over het aangekondigde partnership zijn we in contact gekomen met Postex. In brochures met referenties en voorbeeldcases werd precies het probleem beschreven waar wij tegenaan liepen.”

“We hadden verwacht dat de implementatie van Postex complex zou zijn en veel tijd zou kosten. Tijdens de gesprekken met CCS en Postex bleek dit echter helemaal niet het geval te zijn. Ik werk al ruim 26 jaar met Level en vooral de laatste jaren heb ik echt het gevoel gekregen dat de komst van Marketplace heeft bijgedragen aan een goede samenwerking tussen CCS-klant-partneroplossing. Met drie partijen worden afspraken gemaakt. Dit zorgt ervoor dat elke partij een verantwoordelijkheid heeft en hierdoor streeft naar een goede samenwerking. Het is fijn om altijd met Postex en CCS in gesprek te kunnen gaan over zaken die we willen doorontwikkelen.”

“Door de soepele samenwerking konden we al snel de prolongaties digitaal in bulk versturen. Als we eerder begonnen waren met Postex, dan had mij dat een hoop werk kunnen besparen!”

Het resultaat

De Hart merkte al snel de voordelen van Postex in combinatie met Level en Marketplace. “Het grootste voordeel vind ik toch wel dat we met Postex de hele transitie naar digitaal hebben kunnen maken. Omdat we met zoveel verschillende wensen te maken hadden vanuit onze klanten was dat lastig in te regelen en bijna niet foutloos bij te houden. Met de komst van Postex heeft Cumela Verzekeringen hier geen omkijken meer naar.”

“Voor de implementatie van Postex was de periode rond de prolongaties erg stressvol, tegenwoordig verloopt dit soepel. Niet alleen is onze manier van werken efficiënter geworden, we kunnen onze klanten en leden nu nog beter en sneller informeren en ondersteunen.”

Bron: CCS