Privacybeleid van Postex

Laatst aangepast: 1 november 2016

Privacybeleid

U kunt onze services op verschillende manieren gebruiken. In ons Privacybeleid wordt uitgelegd:

  • Welke gegevens we verzamelen en waarom we die verzamelen.
  • Hoe we die gegevens gebruiken.
  • De keuzemogelijkheden die we bieden.

We hebben geprobeerd het zo eenvoudig mogelijk te houden, uw privacy is belangrijk voor Postex. Daarom vragen we u (ongeacht of u een nieuwe of bestaande gebruiker van Postex bent) de tijd te nemen ons Privacybeleid door te nemen. Als u vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen.

Gegevens die we verzamelen

We verzamelen gegevens om betere services te kunnen leveren aan al onze gebruikers, van het vaststellen van basisinformatie, zoals de taal die u spreekt, en andere zaken zoals de verzend- en ontvangstvoorkeuren.

We verzamelen gegevens op twee manieren:

  • Gegevens die u aan ons levert. Voor veel van onze services moet u zich bijvoorbeeld registreren voor een Postex-account. Wanneer u dit doet, kunnen we u vragen om uw persoonlijke gegevens zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer.
  • Gegevens die we ontvangen op basis van uw gebruik van onze services. We kunnen gegevens verzamelen over de services die u gebruikt en de manier waarop u ze gebruikt, zoals wanneer u een ontvangen document bekijkt of wanneer u uw voorkeuren aangeeft voor een of meerdere verzenders.
  • Apparaatgegevens. We kunnen apparaatspecifieke gegevens verzamelen, zoals het hardwaremodel, de versie van het besturingssysteem en netwerkgegevens.
  • Logbestandsgegevens. Wanneer u onze services gebruikt of inhoud bekijkt die wordt geleverd door Postex, kunnen we automatisch bepaalde gegevens in serverlogbestanden verzamelen en opslaan. Deze gegevens kunnen het volgende omvatten:
  • IP-adres (Internet Protocol).
  • Gegevens over apparaatgebeurtenissen, zoals crashes, systeemactiviteit, hardware-instellingen, browsertype, browsertaal, de datum en tijd van uw verzoek en de verwijzende URL.
  • Cookies waarmee uw browser of uw Postex-account kan worden geïdentificeerd.

Hoe we gegevens gebruiken die we verzamelen

We gebruiken de gegevens die we uit al onze services verzamelen om de services te leveren, te onderhouden, te beveiligen en te verbeteren, om nieuwe services te ontwikkelen en om Postex en onze gebruikers te beschermen.

We kunnen de voorkeuren die u voor uw Postex-profiel opgeeft, gebruiken in alle services die we aanbieden waarvoor een Postex-account is vereist. Daarnaast kunnen we namen vervangen die eerder waren gekoppeld aan uw Postex-account, zodat u in al onze services op dezelfde manier wordt weergegeven.

Wanneer u contact opneemt met Postex, kunnen we uw berichten vastleggen om te helpen bij het oplossen van problemen die u ondervindt. We kunnen uw e-mailadres gebruiken om u te informeren over onze services, bijvoorbeeld om u op de hoogte te stellen van aankomende wijzigingen of verbeteringen.

We gebruiken gegevens die worden verzameld uit cookies en andere technologieën, om uw gebruikerservaring en de totale kwaliteit van onze services te verbeteren. Door uw taalvoorkeuren op te slaan, kunnen we onze services bijvoorbeeld weergeven in uw voorkeurstaal.

We vragen u om toestemming voordat we gegevens gebruiken voor andere doeleinden dan die in dit Privacybeleid worden beschreven.

Postex verwerkt persoonlijke gegevens op onze servers in Europa. We kunnen uw persoonlijke gegevens verwerken op een server die zich buiten Nederland bevindt maar binnen Europa. Digitale berichten kunnen via servers buiten Europa verzonden worden; maar uw documenten zelf blijven binnen Europa.

Duidelijkheid en keuzemogelijkheden

Mensen maken zich op verschillende manieren zorgen over hun privacy. Het is ons doel duidelijk te zijn over de gegevens die we verzamelen, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen over hoe uw gegevens worden gebruikt. U kunt bijvoorbeeld:

Bepaalde soorten gegevens die zijn gekoppeld aan uw Postex-account, controleren en beheren via uw account-instellingen. Uw ontvangstvoorkeuren weergeven en bewerken via voorkeursinstellingen. U kunt zich hier ook afmelden voor bepaalde services van Postex. Uw persoonlijke gegevens openen en bijwerken Wanneer u onze services gebruikt, proberen we u toegang te geven tot uw persoonlijke gegevens. Als die gegevens onjuist zijn, proberen we u te voorzien van manieren om deze gegevens snel bij te werken of te verwijderen, tenzij we die gegevens moeten bewaren voor legitieme zakelijke of juridische doeleinden. Wanneer u uw persoonlijke gegevens bijwerkt, kunnen we u vragen uw identiteit te verifiëren voordat we uw verzoek kunnen verwerken.

We kunnen verzoeken weigeren die onredelijkerwijs worden herhaald, onevenredige technische inspanningen vereisen (zoals het ontwikkelen van een nieuw systeem of het aanbrengen van fundamentele wijzigingen in een bestaande handelswijze), de privacy van anderen in gevaar brengen of zeer onpraktisch zouden zijn (zoals verzoeken met betrekking tot gegevens die zich op back-uptapes bevinden).

Wanneer we u mogelijkheden kunnen geven voor het krijgen van toegang tot en het corrigeren van gegevens, doen we dit kosteloos, behalve in gevallen waar dit een onevenredige inspanning zou vereisen. We streven ernaar onze services te handhaven op een manier die gegevens beschermt tegen onopzettelijke of kwaadwillige vernietiging. Daarom is het mogelijk dat we, nadat u gegevens uit onze services heeft verwijderd, resterende kopieën niet onmiddellijk van onze actieve servers verwijderen en gegevens niet uit onze back-upsystemen verwijderen.

Gegevens die we delen

We delen persoonlijke gegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten de Postex-services, behalve in een van de volgende omstandigheden:

  • Met uw toestemming. We delen persoonlijke gegevens met bedrijven, organisaties of individuen buiten de Postex-services wanneer u ons toestemming heeft gegeven dit te doen.
  • Met de verzender. De verzender kan inzicht krijgen in uw ontvangstvoorkeuren, hij kan deze gegevens buiten de Postex-services gebruiken.
  • Met domeinbeheerders en/of wederverkopers. Als uw Postex-account voor u wordt beheerd door een domeinbeheerder, hebben uw domeinbeheerder en/of wederverkopers die gebruikersondersteuning aan uw organisatie leveren, toegang tot de gegevens in uw Postex-account (waaronder uw e-mailadres en andere gegevens). Uw domeinbeheerder kan mogelijk het volgende doen:
    • Statistieken met betrekking tot uw account bekijken, zoals statistieken met betrekking tot de applicaties die u installeert.
    • Uw accountwachtwoord wijzigen.
    • De toegang tot uw account opschorten of beëindigen.
    • Gegevens openen of bewaren die zijn opgeslagen als onderdeel van uw account.
    • Uw accountgegevens ontvangen om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.
  • Voor externe verwerking. We leveren persoonlijke gegevens aan onze partners of andere vertrouwde bedrijven of individuen zodat ze de gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons Privacybeleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen.
  • Om juridische redenen. We delen persoonlijke gegevens met bedrijven, organisaties of individuen buiten de Postex-services als we te goeder trouw van mening zijn dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om:
    • Te voldoen aan van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.
    • De van toepassing zijnde Servicevoorwaarden af te dwingen, waaronder het onderzoeken van mogelijke schendingen.

Als Postex betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, blijven we de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens waarborgen en stellen we de betreffende gebruikers op de hoogte voordat persoonlijke gegevens worden overgedragen of onderworpen aan een ander Privacybeleid.

Beveiliging van gegevens

We werken er hard aan Postex en onze gebruikers te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in ons bezit zijn. In het bijzonder geldt het volgende:

  • We coderen veel van onze services die verbinden met computers buiten het Postex-netwerk met SSL.
  • We voorzien u van authenticatie in twee stappen wanneer u uw Postex-account aanmaakt.
  • We evalueren onze handelswijzen met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.
  • We beperken de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers van Postex, contractanten en agenten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken.

Toepassing

Ons Privacybeleid is niet van toepassing op services die worden geleverd door andere bedrijven of individuen, waaronder postbezorgdiensten en e-mailverzenddiensten.

Handhaving

We controleren regelmatig of we voldoen aan ons Privacybeleid. Wanneer we formele schriftelijke klachten ontvangen, zullen we contact opnemen met de persoon die de klacht heeft ingediend om vervolgacties te bespreken. We werken samen met de betreffende regelgevende instanties, waaronder lokale autoriteiten voor gegevensbescherming, om klachten met betrekking tot de overdracht van persoonlijke gegevens te verhelpen die we niet rechtstreeks met onze gebruikers kunnen oplossen.

Wijzigingen

Ons Privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. We beperken uw rechten onder dit Privacybeleid niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming. We zullen alle wijzigingen van het Privacybeleid op deze pagina aangeven en, als de wijzigingen aanzienlijk zijn, zullen we zorgen voor een meer opvallende kennisgeving (inclusief, voor bepaalde services, kennisgevingen via e-mail over de wijzigingen van het Privacybeleid). We bewaren ook eerdere versies van dit Privacybeleid in een archief dat u kunt raadplegen.

Het lijkt erop dat u een niet ondersteunde browser gebruikt

Postex werkt in de meest gangbare browsers.
In de praktijk betekent dit een actuele versie van Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome of Safari.
Update uw browser of neem contact op met uw systeembeheerder.