Document automatisering

Veel bedrijven hebben afgelopen jaren een flinke digitaliseringsslag gemaakt. Hierbij is het belangrijk om de balans te bewaken tussen digitalisering en automatisering aan de ene kant en controle aan de andere kant. Met het Postex-Platform bewaken al meer dan 300 bedrijven deze balans en wordt de efficiency verhoogd zonder de controle kwijt te raken.

Met het Postex-Platform bieden wij organisaties met de wens hun documenten te digitaliseren software voor het automatiseren en digitaliseren van klantcommunicatie en betaalservices. Postex ontzorgt in het volledige proces van document verwerking en verzending.

Digitale documentmatching

Postex biedt geautomatiseerde hulpmiddelen voor efficiënte document verwerking. Door gebruik te maken van de samenvoegmogelijkheid voor bijvoorbeeld service- en stookkosten- afrekeningen en huurverhogingsbrieven, kiest u voor efficiëntie en minimaliseert u de kans op fouten. Met de geautomatiseerde matchingfuncties bespaart u tijd en levert u een volledige set documenten gemakkelijk af bij de huurder.

Document automatisering

Document automatisering stelt u in staat om gemakkelijk en snel uw documenten te generen met uw eigen corporate identity. Wij zorgen ervoor dat uw uitgaande communicatie geheel wordt opgemaakt in uw eigen huisstijl. Zo is de uitgaande communicatie herkenbaar voor uw klant. Denk hierbij aan de opmaak van uw briefpapier met uw eigen logo of aangepaste tekst in de voetnoot. Alle documenten uit dezelfde documentstroom komen er dan op dezelfde wijze uit te zien.  Dit kan geheel automatisch, in de juiste opmaak en stijl.

Daarnaast heeft u met Postex permanent en realtime inzage in het lees- en betaalgedrag van klanten. Hierdoor wordt document automatisering mogelijk gemaakt. Via Postex heeft u namelijk de mogelijkheid om automatische vervolgacties in te plannen wanneer de ontvanger niet reageert op uw berichten. Als bijvoorbeeld een digitaal toegezonden huurverhogingsaanzegging niet wordt geopend, kunt u deze automatisch fysiek nazenden. Zo weet u zeker dat de huurder de documenten toch ontvangt.

Opslag documenten

Het digitaal beschikken over documenten en conversaties van en naar uw klanten is van groot belang. Postex neemt het proces van document digitaliseren voor u uit handen. Met het Postex archief heeft u altijd de volledige documentenstroom bij de hand. Daarnaast biedt het ook meer overzicht en is informatie sneller op te zoeken. Uw documenten worden minimaal 1 jaar opgeslagen in het archief. Hiervoor betaalt u geen extra opslagkosten. 

Digitale transformatie

We denken graag mee aan hoe we bij kunnen dragen aan de volledige digitale transformatie van uw organisatie en we uw klanten een betere dienstverlening kunnen bieden. Met behulp van campagnemogelijkheden kunnen we de digitaliseringsgraad van uw organisatie verhogen. Zo transformeren we ook uw communicatieprocessen naar intelligente conversaties.

Het kiezen voor digitale documentverwerking heeft een tal van voordelen. Door uw klantdata met Postex te valideren en te verrijken kunt u gepersonaliseerde berichten op het juiste moment via het juiste communicatiekanaal versturen. Klanten lezen hierdoor eerder uw correspondentie, betalen sneller en hebben een positievere klantervaring. Daarnaast kan het printen, frankeren en envelopperen worden geminimaliseerd en uitbesteed bij de keuze voor digitale aflevering. Document automatisering stelt u in staat om gemakkelijk en snel foutloze documenten te generen.